Introdução

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‍Desde a sua implementação obrigatória para grandes empresas em 2013 e, posteriormente, para todas as empresas, incluindo micro e pequenas empresas, em fases subsequentes, a faturação eletrónica tornou-se uma parte integral do cenário empresarial.

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Fatura electrónica: Quando entrou em vigor?

O caminho para a implementação da faturação eletrónica na administração pública já foi definido e, no caso das grandes empresas, já está a ser traçado desde 2021.  

Em suma, os fornecedores da Administração Pública (cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de: 01 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas;

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As novas datas de entrada em vigor das regras da faturação eletrónica são:
A mesma proposta de lei mencionada acima, refere que o prazo contante do n.º 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111 -B/2017, de 31 de agosto, na sua redação atual, passa a ser 31 de dezembro de 2024. Neste sentido, as pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes continuam a estar obrigadas a enviar faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos a partir do dia 31 de dezembro de 2024.

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Contextualização do Cenário
O Governo Português obrigou à adoção da faturação eletrónica como parte de uma estratégia para modernizar e simplificar as operações comerciais. Esta mudança não apenas visa reduzir custos administrativos, mas também promover a transparência e a eficiência nos processos fiscais.

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Desafios na Gestão de Faturação em Portugal‍

Ineficiências Operacionais:

Processos manuais, como inserção manual de dados, aumentam a propensão a erros e podem resultar em atrasos significativos.

Falta de Visibilidade Financeira:

A ausência de ferramentas eficazes para monitorar em tempo real o estado das faturas e transações pode prejudicar a gestão financeira.

Atrasos nos Pagamentos:

Atrasos frequentes nos pagamentos representam um dos desafios mais prementes. Dificuldades na conciliação de faturas, falta de visibilidade sobre os fluxos de caixa e processos manuais podem contribuir para atrasos no ciclo financeiro.

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Como pode a integração de serviços de Open Banking (AIS e PIS) ajudar a superar estes desafios?
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O que é AIS?
No âmbito do Open Banking, AIS (Account Information Service) ou Prestadores de Serviços de Informação de Conta são entidades autorizadas que oferecem serviços de agregação de informações financeiras. Eles podem acessar dados de várias instituições financeiras com a permissão do cliente para fornecer uma visão consolidada das informações de suas contas bancárias.

O que é o PIS?
PIS (Payment Initiation Service) ou Prestadores de Serviços de Iniciação de Pagamento são entidades autorizadas a iniciar transações de pagamento em nome do cliente. Eles facilitam pagamentos online, permitindo que os usuários autorizem transferências diretamente de suas contas bancárias.

Automatização do Processo de Faturação:‍

A integração permite a automatização completa do processo de faturação eletrónica, reduzindo erros humanos e agilizando a entrega de faturas aos clientes.

Diversificação de Métodos de Pagamento:‍

Facilita a integração de uma variedade de métodos de pagamento eletrónico, incluindo AIS para autorização interbancária e PIS para pagamentos instantâneos, oferecendo opções mais rápidas e eficientes.

Comunicação Eficiente e Rastreabilidade:

A integração proporciona uma comunicação eficiente entre sistemas, garantindo rastreabilidade completa de todas as transações financeiras, reduzindo assim falhas na comunicação.

Redução de Ineficiências Operacionais:

Elimina a necessidade de processos manuais, como inserção manual de dados, reduzindo ineficiências operacionais e melhorando a precisão nos registros.

Visibilidade em Tempo Real:

Oferece uma visão em tempo real do estado das faturas, transações e pagamentos, permitindo uma gestão financeira mais proativa.

Agilidade na Aprovação de Documentos:

Facilita a rápida aprovação de documentos fiscais e faturas, acelerando o ciclo de recebimento e contribuindo para uma gestão mais eficiente dos fluxos de caixa.

Segurança de Dados Reforçada:

Implementa medidas avançadas de segurança, protegendo os dados financeiros durante transmissões e transações, mitigando assim os riscos de segurança e fraudes.

Resposta Flexível às Condições Económicas:

Oferece flexibilidade para ajustar dinamicamente os métodos de pagamento em resposta às condições económicas, ajudando a mitigar impactos negativos na liquidez.

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Benefícios da Integração
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Gestão Financeira Aprimorada:

API's de AIS e PIS:

• Autorização Rápida de Pagamentos
• Interconexão de Contas Bancárias
• Consolidação de Informações Financeiras
• Segurança Aprimorada
  
  

Compatibilidade com Plataformas ERP: Ao fornecer APIs de Open Banking, especificamente AIS (Prestador de Serviços de Informação de Conta) e PIS (Prestador de Serviços de Iniciação de Pagamento), é fundamental projetar as APIs considerando as necessidades específicas das plataformas ERP. Aqui estão algumas diretrizes mais específicas:

• Mapeamento com Dados do ERP
• Endpoints Específicos para Funcionalidades de ERP
• Suporte a Diferentes Formatos de Dados
• Capacidade de automação
• Maior segurança
• Integração com Processos de Pagamento
• Documentação clara e específica 

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Exemplos Práticos de Integração:

A Go Condominios, uma das nossas parceiras, já utiliza o Open Banking e os resultados não poderiam ser melhores.
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Para um dos seus utilizadores, o Open Banking veio revolucionar a gestão administrativa possibilitando de forma automática a emissão de recibos, consultar extratos bancários, obter um mapa de reconciliação, ter as contas e carregamento de despesas a fornecedores, otimizar o trabalho, poupar tempo e número de funcionários envolvidos nas operações burocráticas.

A função mais apreciada é a possibilidade de extrair todos os movimentos das contas bancárias associadas sem ter de entrar diretamente na plataforma do banco, assim como a emissão e o envio automático do recibo ao condómino no dia seguinte ao pagamento, sem a necessidade de qualquer ação por parte da empresa.

Para este o que mais destaca é a poupança de tempo, onde o gestor de cada condomínio pode efetivamente focar-se em tarefas de maior valor acrescentado, permitindo também aumentar a satisfação do administrador de cada condomínio.

Além disso, salienta que os próprios condóminos aumentaram a percepção de eficiência acerca do trabalho da sua empresa, pois recebem os recibos quase de forma imediata, coisa que não acontecia anteriormente. Para este utilizador e implementador do Open Banking na sua empresa, esta é uma das formas mais realistas de fazer a empresa crescer e tornar-se mais competitiva, ao eliminar tarefas rotineiras e de pouco valor acrescentado, podendo assim , oferecer um serviço de excelência aos seus clientes.

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Conclusão
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À medida que Portugal avança na era da faturação eletrónica, a busca por eficiência e agilidade nos processos fiscais torna-se imperativa para as empresas enfrentarem os desafios inerentes ao cenário empresarial. A integração eficiente via API’s de serviços de faturação eletrónica, com soluções de Open Banking (AIS e PIS), surge como um catalisador essencial na superação desses desafios, impulsionando uma gestão financeira mais robusta e eficaz.
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A automação do processo de faturação, viabilizada pela integração, não apenas elimina erros manuais, mas também acelera a entrega de faturas, reduzindo os atrasos nos pagamentos. A padronização e conformidade fiscal proporcionadas pelas API 's asseguram que as empresas estejam alinhadas com as normas em constante evolução, promovendo uma gestão fiscal eficiente e transparente.
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A diversificação de métodos de pagamento, com destaque para as funcionalidades específicas de AIS e PIS, oferece opções ágeis e eficientes, superando a resistência associada aos métodos tradicionais. A comunicação eficiente e a rastreabilidade garantem uma integração perfeita entre sistemas, reduzindo falhas de comunicação e aprimorando a visibilidade em tempo real.
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A redução de ineficiências operacionais é evidente na eliminação de processos manuais, contribuindo para uma gestão financeira mais precisa. A agilidade na aprovação de documentos, aliada à segurança de dados reforçada, promove uma operação mais segura e eficiente.
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A flexibilidade na resposta às condições económicas, proporcionada pela integração, permite às empresas ajustar dinamicamente os métodos de pagamento, mitigando os impactos adversos na liquidez.
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Em última análise, a integração eficiente de serviços de faturação eletrónica com as API 's AIS e PIS não é apenas uma solução tecnológica; é uma estratégia imperativa para as empresas que buscam não apenas cumprir regulamentações, mas prosperar num ambiente empresarial cada vez mais complexo. Ao adotar essa abordagem, as empresas não apenas superam desafios, mas também se posicionam para uma gestão financeira mais ágil, transparente e competitiva no panorama empresarial em evolução.

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