Em 2020, o mundo aprendeu tudo sobre o "home office". Trabalhar em casa nem sempre é fácil e precisa, por isso, de organizar a sua vida de forma diferente. Como trabalhador independente, provavelmente já fazia “home office” para cuidar dos assuntos administrativos da sua empresa. Isto ocupa sempre muito tempo, mas pode reduzir facilmente a carga administrativa graças a soluções como a Banqup. Também pode aumentar a eficiência se o seu escritório e/ou secretária estiverem arrumados.
Um local de trabalho organizado proporciona paz de espírito e, por conseguinte, é um fator-chave. Cuidado: limpo e sem pó não é o mesmo que organizado! Só porque a sua secretária está vazia, não significa que esteja organizada. Há várias coisas que podem tornar o seu local de trabalho perfeito.
Talvez seja hora de cortar com o passado e ter mais organização com estas 5 dicas.
1. Triagem
Certifique-se de que todos os armários e gavetas estão organizados logicamente, para que possa sempre colocar tudo de volta no mesmo lugar. Os agrafos só devem ser guardados na mesma gaveta que o agrafador. Agrupe tudo em categorias e adicione estrutura ao seu local de trabalho.
O mesmo se aplica se tiver uma carrinha. Não perca tempo procurando por tudo, apenas dê a tudo um lugar estruturado.
2. Atreva-se a deitar coisas fora
Muitas vezes temos tendência a manter tudo e a encontrar um lugar para isso. Mas, às vezes, só nos deparamos com estes itens alguns anos depois. Já digitalizou os seus recibos e os colocou num arquivo digital? Leu as revistas? É esse post-it tão velho que já nem cola? Deite fora. Mas tenha cuidado para não deitar fora documentos confidenciais. É melhor rasgá-los em pequenos pedaços ou destruí-los.
E limite o seu consumo de papel. Não há necessidade real de imprimir uma fatura recebida e mantê-la numa pasta. Com a Banqup, pode recebê-las na plataforma, arquivá-las e partilhá-las automaticamente com o seu contabilista. Isto não só é melhor para o ambiente, como também poupa tempo a todos. Além disso, na Banqup também pode entregar as suas faturas eletrónicas digitalmente. Sinta-se livre para pedir a fornecedores e clientes que comuniquem digitalmente o máximo possível. Isto representa também um tempo e uma poupança de custos para eles.
3. Organize o seu local de trabalho
Para criar um local de trabalho produtivo, deve considerar alguns aspetos importantes. É sempre melhor evitar "coisas" excessivas que o distraem constantemente, por isso limite-se ao essencial. Certifique-se de que há luz e ventilação suficientes (sol). Além de adicionar um pouco de atmosfera, uma planta também pode ajudar com a quantidade de oxigénio na sala e aumentar a sua criatividade.
A boa postura é muito importante, por isso não se esqueça de escolher uma mesa à altura certa ou ajustável e uma boa cadeira de escritório. Quer trabalhe em casa ou no escritório, a ergonomia e a luz solar são extremamente importantes. Então invista numa boa postura de trabalho.
4. Manter uma visão geral
À medida que começamos a trabalhar de forma cada vez mais digital, a sua caixa de correio e CRM também se tornaram parte do local de trabalho. A limpeza e manutenção destas ferramentas tornou-se, portanto, tão importante como limpar o local de trabalho físico. A rotulagem, por exemplo, pode ser uma ótima maneira de manter uma visão geral das suas ferramentas digitais. Pode facilmente atribuir etiquetas ou códigos de cor aos seus e-mails e/ou colocá-los em pastas que sejam facilmente identificáveis para si. Por exemplo, "ação necessária", "à espera de resposta" ou "concluída" e "faturada". Pode precisar de outras etiquetas ou pastas, dependendo do seu negócio e necessidades.
Tome um pouco de tempo todos os dias ou todas as semanas para percorrer a sua caixa de correio e mantenha uma visão geral de tarefas e projetos. Isto também o ajuda a manter um olho nas suas tarefas diárias e cumprir prazos.
5. Durma bem. Bom dia.
Sempre termine o dia com uma mesa arrumada. Não quer começar o dia seguinte num caos. Quando começa, tem uma alta capacidade de concentração e muita energia. Queres canalizar isto para o seu negócio e não para distrações como arrumar as coisas. No final do seu dia de trabalho, arrume itens que não precisará imediatamente no dia seguinte e deite fora o que já não precisa.
