A fatura eletrónica já recebeu uma grande cobertura. No entanto, não há mal nenhum em voltar a ver as coisas em pormenor. Afinal, só digitalizar uma fatura em papel não é suficiente. A fatura deve ser processada digitalmente do início ao fim. Isto é, se pelo menos quer beneficiar do processo.
Então achou que estava bem digitalizar uma fatura de papel e enviá-la por e-mail? Bem, talvez queira pensar de novo! Não só está a utilizar uma fatura que não foi criada eletronicamente, como também está a utilizar um processo manual e, portanto, extremamente moroso. Para si em primeiro lugar, mas infelizmente também para o destinatário da sua fatura. Estes também têm de processar a fatura manualmente o que, por sua vez, aumenta o risco de erro humano. Certamente não é rápido, eficiente nem barato.
Completamente digital
A Faturação Eletrónica real e completa deve ser um processo sem papel. Começando pela própria fatura. Estas devem ser criadas eletronicamente. Para o efeito, deve utilizar dados estruturados com base na UBL (Universal Business Language), o formato XML padrão para Faturação Eletrónica. O governo português já trabalha com esta linguagem padrão global para as operações comerciais eletrónicas. Será obrigatório a partir de Janeiro 2023 para todas as empresas que realizem transações comerciais com entidades governamentais não podendo voltar a usar um simples PDF ou um ficheiro Word.
Mas o maior desafio continua a ser a receção e o processamento de tal fatura eletrónica. Ao mesmo tempo, é aqui que se podem fazer os maiores ganhos de tempo e de eficiência. Em contraste com a combinação de PDF e e-mail, a utilização da UBL permite o processamento totalmente automatizado das faturas recebidas, sem qualquer intervenção humana. O destinatário já não tem de escrever todo o tipo de dados de fatura ou introduzi-lo manualmente no seu próprio ERP ou software contabilístico. Um computador pode agora ler tudo automaticamente e, acima de tudo, sem erros.
Adicione todos os benefícios
As faturas eletrónicas não só se integram perfeitamente com todos os tipos de sistemas de informação existentes, como também podem ligar-se a um ou mais fluxos de trabalho. Pode, por exemplo, reencaminhar automaticamente cada fatura para o funcionário autorizado correto para (posterior) processamento ou aprovação.
A combinação de faturas eletrónicas com este tipo de fluxo de trabalho de aprovação proporciona ganhos claros de eficiência. Isto traduz-se numa verdadeira poupança de custos, mas também em poupanças significativas de tempo. Isto também explica porque é que o tempo de cobrança das faturas eletrónicas é muito mais curto do que para as suas congéneres em papel. De facto, as faturas tradicionais têm, por vezes, um processo de aprovação tão longo e complexo que já estão atrasadas antes mesmo de serem aprovadas.
Uma análise concreta dos dados na nossa própria plataforma de faturação eletrónica Banqup mostra que os pagamentos de faturas eletrónicas podem acontecer até sete dias mais rápido. Admita: a sua gestão de fluxos de caixa só pode beneficiar disto, certo?
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