Cada vez mais empresários percebem isso: a procura incessante entre as pilhas de papel que a sua equipe tem de realizar todos os dias está ultrapassada. Especialmente no campo da contabilidade, as opções digitais permitem-lhe trabalhar de forma muito mais eficiente, com mais qualidade e de forma mais estruturada. No entanto, o caminho para a contabilidade digital parece longo e cheio de obstáculos e pontos de interrogação. Mas será mesmo assim?
Nesta primeira parte da nossa série de 4 blogs, já estamos a reduzir o primeiro obstáculo e estamos também a eliminar muitos pontos de interrogação. E reparará rapidamente que: se o fizer bem, a digitalização dos seus processos administrativos é muito mais rápida do que imaginou. Passo 1 no nosso "Plano digital passo a passo": digitalizar os seus processos administrativos.
Esta é a 1ª parte de uma série de 4 blogs.
A contabilidade digital é o resultado final de um plano completo, passo a passo, que começa com a digitalização dos seus processos administrativos. Assim como todas as outras empresas, a sua é obrigada a manter uma administração financeira. Composta por todos os seus recibos, faturas recebidas e enviadas, extratos bancários e outras provas de rendimentos e despesas, os seus contratos e, finalmente, também os seus recibos de vencimento. Estes documentos servem de base para a sua contabilidade e devem permanecer à disposição da Agência Tributária durante dez anos.
Poupe tempo e energia!
A administração - também conhecida como "papelada" - pode parecer simples, mas não é de forma alguma. Por exemplo, tem certeza de que ainda tem todos os documentos? E se assim for, ainda encontraria cada um deles se fosse necessário? E mesmo que assim seja: quanto tempo, energia e espaço seriam precisos para que você e a sua equipe continuem a monitorizar e a arquivar tudo isso? Um bom software de contabilidade - quer esteja ou não conectado com um contabilista e/ou especialista em impostos - pode poupar-lhe muito tempo e dores de cabeça nessa área. Admita: é preferível concentrar toda essa atenção na melhoria do seu produto/serviço e no fortalecimento da relação com clientes e colaboradores, não?
Por falar no consumo de tempo e energia na sua administração, apostamos que a sua faturação é também o maior culpado nessa área. Mas há soluções para isso: programas de faturação como a Banqup podem ajudá-lo. Poderá gerir os seus documentos de forma digital, realizar pagamentos e partilhar automaticamente faturas e documentos com o seu contabilista. Tudo isto sabendo que tem a sua administração disponível na palma da sua mão em todo o lado, 24 horas por dia.
Digital também é mais seguro
Ainda envia faturas em papel? Então não está sozinho, mas isso não é desculpa: está realmente ultrapassado. É melhor digitalizar-se o máximo possível. Porque o papel não só é lento, mas também arriscado. Sem dúvida que você tem que lidar com faturas que são enviadas demasiado tarde, que não são entregues ou entregues tardiamente por correio, ou que são perdidas pelos clientes. Resultado: atrasos ou mesmo falta de pagamentos. Com a fatura digital, esta é enviada ao cliente com um clique, deixando um rasto digital. Além disso, essa fatura também está imediatamente no lugar certo no seu computador ou na nuvem, e não num arquivo de papel - pobres árvores. Tudo isto significa ainda mais economias de tempo, esse recurso tão escasso nos dias de hoje.
A digitalização pode ser um processo rápido
Em suma, a digitalização só tem vantagens. Se realmente se comprometer com o processo, e caso seja necessário juntamente com um parceiro especializado, os seus processos administrativos serão totalmente digitalizados num instante - a duração exata depende, entre outras coisas, do tamanho e complexidade da sua empresa.
Mantenha-se atualizado
Uma vez que os seus processos administrativos tenham sido digitalizados, está pronto para o passo 2: agilizar ainda mais o seu processo trabalhando com "momentos fixos para a administração". Pode ler o que queremos dizer com isto no blog 2 da nossa série. Estamos também a trabalhar num guia eletrónico com um plano passo a passo e uma lista de verificação.
Parte 2 de 4
