Cada vez mais empresários percebem isso: as pilhas de papel pelas quais a sua equipe tem de procurar documentos todos os dias estão ultrapassadas. Especialmente no campo da contabilidade, as opções digitais permitem-lhe trabalhar de forma muito mais eficiente, com mais qualidade e mais estruturados. Na primeira parte desta série de blogs, explicamos como a criação de uma administração digital já é um grande passo na direção certa. Hoje, na segunda parte, ajudamo-lo a escolher o momento certo para isso.
Esta é a 2ª parte de uma série de quatro blogs sobre digitalizar a sua contabilidade. Parte 1 "A sua contabilidade digital começa com uma administração digital" pode ser consultada aqui. Em breve publicaremos também o nosso guia gratuito "Digitalizar a sua administração".
Mal pode esperar para digitalizar a sua administração depois do nosso blog anterior? Um grande plano, mas também não apresse. Porque mesmo que se possa preparar muito, o melhor é escolher com muito cuidado o momento em que realmente começa. E também organizar a sua administração pois vai poupar-lhe muito tempo e dinheiro...
A partir do início de um novo trimestre ou - melhor ainda - de um novo ano fiscal é ideal: todos os seus documentos trimestrais ou fiscais são digitalizados desde o início e estão imediatamente no servidor certo. Assim poupa tempo e não arrisca que certos dados sejam transferidos sem o devido cuidado. E sim, isso requer algum planeamento e perseverança. Afinal, a sua declaração de impostos é um período movimentado e raramente agradável.
A importância de um momento fixo para a administração
Tratar da administração não é divertido, especialmente se o acumularmos por cima do seu trabalho normal "porque alguém tem que fazê-lo". Nesse caso, qualquer desculpa é boa para adiar. É precisamente por isso que deve escolher um momento semanal fixo para cuidar desta tarefa. Isto pode ser em qualquer momento, desde que a possibilidade de algo o interromper seja o mais pequena possível. Por exemplo, nós nunca planeamos momentos administrativos na segunda-feira de manhã - desculpe, mas depois não nos apetece - e sexta-feira à tarde, quando já estamos com os nossos pensamentos na nossa bebida de fim de semana. Mas quem sabe para si, por exemplo, a manhã de segunda-feira pode ser ideal: começar a semana deixando a papelada para trás pode ser uma forma de melhorar o resto da semana.
Uma vez escolhido esse momento, inclua-o na sua agenda e, se necessário, no de toda a empresa. Isso mantém-no motivado e os seus colegas sabem que não o devem incomodar. E pendurar um "TEMPO DE ADMINISTRAÇÃO SEMANAL: NÃO PERTURBE!" na sua porta pode parecer um pouco exagerado, mas se ajudar...
Deve haver ordem!
É bom que tenha agora um momento administrativo fixo, mas quanto mais curto e mais agradável, melhor, é claro. A sua tarefa torna-se menos má se não tiver de começar no caos. Não acumule todas as suas papeladas administrativas da semana nessa pilha de documentos, mas tente criar uma determinada ordem, por exemplo, adicionando tudo imediatamente à pilha ou pasta correta. Nessa altura, não lhe custará nem mais um segundo, mas poupará minutos ao processar os seus documentos.
Faça-o digitalmente
Tendo em conta o tema desta série de blogs, não o surpreenderá que o enfatizemos novamente: faça tudo digitalmente. Utilize software que simplifica o processamento de faturas e oferece-lhe uma visão geral financeira automática. A Banqup é um exemplo desse tipo de software e irá poupar-lhe muito trabalho.
Além disso, também está livre do que chamamos de obrigação de armazenamento de papel: a agência tributária obriga-o a armazenar documentos contabilísticos (recibos, faturas recebidas e enviadas, extratos bancários e outros comprovativos de rendimentos e despesas, contratos, recibos de vencimento, ...) durante dez anos. Este período começa após o período tributável a que os documentos se referem. É certo que, para as empresas com muita papelada, isto não só gera uma enorme pilha, como também aumenta o risco de que os documentos não sejam encontrados quando necessários. Pode ser confrontado com multas graves. Os documentos na nuvem, por outro lado, não assumem qualquer espaço e normalmente é difícil que se percam.
Mantenha-se atualizado
Com uma administração digitalizada e um processo interno bem racionalizado, já deu um grande passo. Se usa isso para trabalhar de forma mais inteligente com o seu contabilista, esse passo torna-se num grande salto. Pode ler como fazê-lo na próxima semana no blog 3 da nossa série. Em breve publicaremos também o nosso guia gratuito "Digitalizar a sua administração".
Parte 3 de 4
