Cada vez mais empresários começam a perceber isso: navegar sobre pilhas de papel todos os dias está ultrapassado. Especialmente no campo da contabilidade, as muitas possibilidades digitais permitem-lhe trabalhar com muito mais eficiência, qualidade e estrutura. O caminho para a contabilidade digital pode parecer longo e cheio de obstáculos e pontos de interrogação, mas este não é necessariamente o caso... Depois da primeira parte (Por que uma administração digital é o caminho a seguir) e parte dois (a melhor hora para começar a fazer a transição), você está pronto para a terceira parte do nosso "guia digital final":
Esta é a 3ª parte de uma série de quatro blogs. Em breve também publicaremos o nosso guia gratuito 'Digitalização da administração'.
Já tem uma administração digital implementada? Então percorreu um longo caminho. Na verdade, provavelmente já reparou que os seus esforços estão a começar a dar frutos: tem a sua administração em ordem muito mais rapidamente do que antes e sem qualquer resistência, tendo uma visão geral muito mais clara de todos os seus dados. Mas fica ainda melhor: agora que toda a sua administração está disponível digitalmente, pode intercambiá-la com o seu contabilista sem sair de casa. A sua colaboração tornou-se muito mais suave, mais agradável e mais útil.
Ainda está a entregar pilhas de papel ao seu contabilista? Em seguida, aconselhamos-lhe a ler a primeira parte e a parte dois desta série de blogs com as razões de por que é melhor trocar essas pastas e armários por uma administração digital o mais rápido possível.
Como é que funciona?
A maioria das soluções de administração digital oferecem a possibilidade de converter informação em formatos UBL, e-fff ou Peppol. Estes são todos os formatos que podem ser lidos por software de contabilidade.
E agora que estamos a disparar-lhe termos técnicos, vamos acrescentar mais um: OCR. O OCR é um software de reconhecimento de caracteres óticos e é um importante economizador de tempo. Ao digitalizar recibos ou importar faturas PDF, o software OCR reconhece e regista automaticamente os dados neles incluídos. Desta forma, os dados do cliente ou fornecedor são processados e adicionados às listas de clientes ou fornecedores na sua plataforma, incluindo números de conta, NIF e os valores devidos. Além de poupar-lhe uma enorme quantidade de tempo, também reduz o risco de erros.
Resumindo: graças a uma administração digital, pode entregar todos os seus documentos ao seu contabilista de forma ordenada, completa e sem erros, com apenas um clique. Pense em todo o stress, frustração, tempo e energia que estás a poupar.
Ganhos para si e para o seu contabilista.
E o seu contabilista? Ele ou ela já não tem de se preocupar em separar documentos e lançar dados no sistema. Além disso, como os períodos de trabalho – como as devoluções de IVA – funcionam agora de uma forma muito mais suave, o seu contabilista terá mais tempo para o ajudar com a sua experiência acumulada. Ainda mais, uma visão mais rápida e completa do estado da sua empresa permite que o seu contabilista dê uma olhadela mais atenta às suas finanças globais, permitindo-lhe orientar e aconselhá-lo ainda mais meticulosamente, de uma forma mais alinhada com o seu estado financeiro atual.
As possibilidades digitais não se limitam às faturas: também pode centralizar e organizar contratos, seguros e outros documentos digitalmente e partilhá-los eletronicamente com o seu contabilista para economizar ainda mais tempo.
Mantenha-se atualizado
Com uma administração digitalizada e um processo interno bem racionalizado, já deu um grande passo. Se usa isso para trabalhar de forma mais inteligente com o teu contabilista, esse passo torna-se um grande salto. Pode ler como fazê-lo na próxima semana no blog 4 da nossa série. Em breve publicaremos também o nosso guia gratuito "Digitalizar a sua administração".
Parte 4 de 4
